Masih Bingung dengan Bedanya Digitisasi, Digitalisasi dan Transformasi Digital?

Astragraphia Document Solution – Saat ini kita seringkali mengalami misinformasi di tengah masifnya tren digital workspace yang terjadi di dalam lingkungan kerja. Berdasarkan sumber data dari IDC mengenai “Data’s Age 2025”, kita melihat pertumbuhan data yang eksponensial dimana dunia digital akan berkembang dua kali lipat setiap dua tahun. Pada tahun 2025, diperkirakan data di seluruh dunia akan tumbuh 61% menjadi 175 zettabyte, dengan hampir setengah dari data ini disimpan di lingkungan cloud publik. Selain itu, hampir 30% dari data yang dihasilkan akan digunakan secara real time pada tahun 2025. Jangan karena semua orang bicara tentang digitalisasi, maka Anda menganggap semua hal yang mengandung kata digital berarti sama. Cerna dulu baik-baik barulah Anda bisa membedakannya, seperti perbedaan antara kata digitisasi, digitalisasi dengan transformasi digital. Satu hal yang perlu Anda ingat saat mempersiapkan digital workspace untuk perusahaan Anda, sudah sampai tahap mana kah perusahaan Anda berada? Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami dimana letak perbedaannya serta proses mana yang harus didahulukan.

Pertumbuhan data ini berdampak signifikan pada sektor bisnis. Volume data yang sangat banyak bisa sangat banyak dan sulit untuk dikelola, yang menyebabkan tantangan dalam mengelola dan memproses informasi. Untuk menghadapi pertumbuhan bisnis data dan informasi ini perlu mengoptimalkan Digital Workspace melalui Innovative Information Management. Tempat kerja digital adalah lingkungan tempat karyawan bekerja menggunakan alat dan teknologi digital, dan manajemen informasi adalah proses pengelolaan data dan informasi di sepanjang siklus hidupnya.

Dengan jumlah data yang terus meningkat yang dihasilkan di dunia bisnis modern, penting untuk mengelola dan mengatur data ini secara efisien untuk memastikan bahwa karyawan dapat mengaksesnya saat mereka membutuhkannya.Dengan mengoptimalkan ruang kerja digital melalui manajemen informasi yang inovatif, bisnis dapat merampingkan proses, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi biaya. Astragraphia akan menginformasikan perbedaannya sebagai berikut:

Digitisasi

Merupakan merupakan langkah pertama yang penting menuju transformasi digital, proses berbasis kertas dapat secara signifikan menghambat efisiensi organisasi dan mengacu pada proses mengubah informasi analog menjadi format digital, seperti memindai dokumen kertas dan mengubahnya menjadi file elektronik. Beberapa orang mengira solusi untuk mengelola dokumen sudah cukup hanya dengan memindainya. Padahal terdapat banyak hidden cost yang terkait dengan digitalisasi. Biaya tidak langsung ini meliputi usaha yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen, menanganinya, mengidentifikasi dan mengklasifikasikannya dengan benar, dan menggali informasi darinya. Karyawan juga perlu dilatih tentang cara mengoperasikan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk digitisasi. Terakhir, menyusun kembali dokumen ke tahap digitalisasi adalah biaya investasi tidak langsung lainnya yang membutuhkan waktu dan upaya untuk memastikan bahwa dokumen tersebut telah disimpan dengan benar.

Digitalisasi

Melibatkan standardisasi dan digitalisasi proses bisnis dan biasanya dikaitkan dengan penurunan biaya dan peningkatan proses operasional. Dengan kata lain, Anda akan dengan cermat memeriksa setiap bagian dari proses bisnis dan mencari tahu proses apa saja yang bisa dialihkan menjadi alternatif digital. Misalnya, bila tadinya dibutuhkan tiga orang orang untuk melakukan tugas administrasi dasar, bisa dipersingkat prosesnya dengan perangkat lunak dengan sedikit kesalahan.

Transformasi Digital

Merupakan bagian proses dari teknologi yang lebih besar dan komprehensif, dan ini adalah perubahan yang berhubungan dengan penerapan teknologi digital dalam semua aspek kehidupan yang ada pada masyarakat. Transformasi Digital dapat dianggap sebagai tahap ketiga dari merangkul teknologi digital yang berada pada urutan kompetensi digital → penggunaan digital → transformasi digital.

Ketika merencanakan transisi untuk menuju ke arah transformasi digital, sebuah organisasi harus mengenali faktor perubahan budaya yang akan mereka hadapi baik bagi karyawan dan para pemimpin organisasi agar dapat menyesuaikan diri saat mengadopsi teknologi digital ini. Transformasi Digital telah memunculkan tantangan yang unik sekaligus peluang dimana organisasi harus bersaing dengan gesit terhadap para pesaing yang mengambil keuntungan dari rendahnya hambatan dalam menyediakan teknologi baru. Bagaimana? Sudah semakin jelaskah Anda memahami perbedaan diantara ketiganya?

Terdapat tiga hal yang perlu dipertimbangkan untuk merencanakan perusahaan Anda untuk menuju ke arah digitalisasi antara lain: menentukan tahap ruang lingkup digitalisasi saat ini anda berada, pre-initial assessment dengan kondisi lingkungan saat ini, mengembangkan proses digitalisasi dengan matang dan jelas sesuai kebutuhan Anda.

Astragraphia berkomitmen untuk membantu pelanggan merencanakan dan menyampaikan strategi digitalisasi menerapkan transformasi digital di perusahaan Anda, mulailah dari yang paling mungkin dikerjakan misalnya mengubah dokumen cetak menjadi data digital dengan bantuan perangkat keras maupun lunak yang mendukung.  

Sumber:

• Wikipedia.com
• Disadur dari materi presentasi Kodak Alaris dalam acara “Astragraphia Solution Days 2023: Digital Workspace in New Normal”