Langkah-langkah untuk Mengelola Biaya Percetakan Anda Lebih Baik

Pencetakan yang berlebihan dapat menyebabkan berbagai masalah seperti: percetakan yang tidak perlu dan percetakan pribadi, kurangnya pelatihan atau pencetakan warna outsourcing. Biaya juga dapat dikaitkan dengan jumlah waktu yang dihabiskan tim IT untuk masalah printer. Yang menarik, dua dari tiga pengusaha kecil dan menengah bahkan tidak tahu berapa biaya cetak mereka. Apabila bisnis Anda secara teratur menggunakan printer, penting bagi Anda untuk mengetahui cara mengelola biaya. Berikut tiga langkah mudah untuk mengurangi biaya pencetakan dan meningkatkan laba dari bisnis kecil Anda:

Langkah 1: Tangkap

Langkah pertama dalam mengurangi biaya pencetakan, Anda harus turun untuk mengidentifikasi siapa yang mencetak apa dan seberapa sering. Ini bukan tugas yang mudah, terutama jika Anda memiliki banyak karyawan, dan departemen yang berbeda dengan jam kerja yang fleksibel. Namun, dimungkinkan untuk menangkap aktivitas pencetakan saat Anda menggunakan teknologi pencetakan ‘follow-me’. Teknologi ini menggunakan perangkat lunak pihak ketiga yang diinstal dengan printer Anda. Pada dasarnya teknologi ini menahan dokumen cetak di printer sampai karyawan secara fisik meminta printer untuk mencetak dengan memasukkan kode atau menggunakan kartu. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak setiap pekerjaan individu atau departemen. Menangkap detail tentang kebiasaan pencetakan kantor Anda merupakan langkah penting dalam mencari tahu tentang biaya pencetakan yang tidak perlu. Dengan begitu, jika anggota karyawan atau tim tertentu mencetak secara berlebihan, Anda tahu siapa yang harus Anda ajak bicara untuk membuat beberapa perubahan.

Langkah 2: Pantau

Setelah Anda menangkap dan mengidentifikasi kebiasaan pencetakan di kantor Anda, Anda dapat lanjut ke langkah 2: pemantauan. Cara yang sederhana dan efektif untuk memantau kebiasaan pencetakan di kantor Anda adalah dengan membuat laporan aktivitas pencetakan biasa yang memberikan ringkasan pencetakan kantor Anda (seperti volume cetak, warna vs mono, biaya per halaman, dll). Jika Anda memiliki sumber daya, Anda dapat mengatur laporan aktivitas berdasarkan tanggal, printer, karyawan dan departemen. Dengan menghasilkan laporan aktivitas pencetakan, Anda akan dapat memantau perilaku dan kemudian menerapkan kebijakan cetak yang tepat untuk kantor. Manfaat lain dari pembuatan laporan aktivitas pencetakan meliputi:

• Mengidentifikasi tren penggunaan
• Menyoroti perubahan mendadak dalam aktivitas pencetakan
• Melacak biaya cetak
• Menjaga karyawan dan departemen bertanggung jawab atas pencetakan mereka

Tidak ada jumlah tertentu seberapa sering Anda harus membuat laporan aktivitas pencetakan. Namun, semakin sering Anda membuat laporan aktivitas pencetakan, kontrol yang lebih baik akan Anda miliki atas biaya pencetakan di kantor Anda.

Langkah 3: Kontrol

Sekarang Anda telah mengetahui perilaku dan memonitor kebiasaan pencetakan. Selanjutnya Anda dapat mulai menerapkan beberapa perubahan mudah dan menghemat uang dengan kebijakan cetak kantor. Memiliki kebijakan cetak kantor adalah salah satu faktor terpenting saat Anda mencoba mengelola biaya pencetakan Anda. Kebijakan pencetakan Anda harus menjadi seperangkat aturan dasar yang menyoroti harapan dan aturan untuk pencetakan kantor. Hal ini harus mencakup aturan seperti:

• Pencetakan warna vs mono
• Pencetakan pribadi
• Pencetakan pekerjaan besar
• Pencetakan dua sisi vs satu sisi

Anda dapat menerapkan aturan pencetakan dalam beberapa cara, seperti memperbarui pengaturan pada printer Anda (semisal membatasi pencetakan satu sisi), melatih karyawan Anda tentang cara terbaik menggunakan perangkat, dan mendidik mereka tentang cara mengurangi biaya percetakan kantor.

Sebagian besar printer modern akan memungkinkan Anda menerapkan aturan otomatis untuk semua perangkat kantor. Misalnya, mesin printer dapat mengintegrasikan teknologi tambahan yang secara otomatis menganalisa setiap dokumen berdasarkan ukuran, kualitas dan kebutuhan warna dan mengirimkannya ke printer yang paling hemat biaya.