Alur Kerja Dokumen Terkelola dengan Baik, Inilah Solusi Account Payable Automation dari Astragraphia

 

Dalam sebuah perusahaan, General Affairs (GA) dan Procurement atau bagian umum memegang peranan penting dalam suatu perusahaan. Mereka berkoordinasi dengan banyak pihak misalnya vendor, dalam mengumpulkan informasi dan dokumen terkait transaksi pembelian yang dilakukan, pencatatan hingga pelunasan. Sehingga seluruh aktivitas operasional dan fasilitas divisi perusahaan berjalan dengan baik dan lancar.

Berdasarkan riset data dari Mulesoft (ZDNet) – 2020, proses bisnis berdasarkan data adalah inti dari transformasi digital. Semua proses bisnis menggunakan data bertujuan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan. Sebanyak 68% dari perusahaan dengan kinerja terbaik melaporkan bekerja untuk menghilangkan proses data manual.

Seperti yang kita ketahui, peran bagian General Affairs dan Procurement dalam pengelolaan berbagai macam dokumen sebuah perusahaan memiliki tugas antara lain:

1. Mengelola Pengadaan Barang atau Fasilitas Operasional Perusahaan

Seorang General Affairs perlu mengetahui barang-barang apa saja yang perlu dibeli agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Adapun barang yang dimaksud mulai dari alat tulis kantor hingga perangkat komputer atau laptop atau fasilitas apapun yang dapat mendukung pekerjaan karyawan perlu betul-betul diketahui oleh GA termasuk biaya pemeliharaan asset tersebut.

2. Membuat Prioritas Anggaran Perusahaan

GA atau Procurement wajib membuat prioritas pengadaan barang menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

3. Melakukan Pengecekan secara Berkala pada Aset Kantor

Tidak hanya sekedar melakukan pengadaan barang sesuai prioritasnya, seorang GA wajib melakukan pengecekan secara berkala untuk semua asset kantor penunjang operasional perusahaan.

4. Menjalin Komunikasi dengan Seluruh Divisi dan Pihak Eksternal

Kemampuan General Affairs dalam menjalin komunikasi dengan setiap divisi pada dasarnya kembali pada tugas GA dalam membuat prioritas pengadaan barang operasional. Ketika memang anggaran perusahaan tidak memungkinkan untuk pengadaan barang atau fasilitas tertentu, GA perlu memberikan pemahaman kepada divisi yang bersangkutan

Bisa dibayangkan dengan betapa banyaknya alur proses pengelolaan dokumen penting seperti PR, PO, invoice, form vendor, form supplier, memo pembelian dan lainnya di bagian General Affairs dan Procurement. Proses approval dokumen dari divisi lain yang juga memakan waktu. Jika harus ditambahkan dengan proses pencarian dokumen dengan sistem yang masih secara manual dan rumit. Setiap seluruh proses yang ada pada GA dan Procuremerent yang saling berkaitan tersebut akan menjadi terhambat dan menjadi tidak efektif.

Melihat kondisi tersebut, dimana perkantoran harus bergulat menghadapi tumpukan dokumen penting seperti invoice, PO, atau dokumen kertas lainnya.  Belum lagi proses input, penyimpanan dan verifikasi pengecekan dokumen yang masih dilakukan secara manual yang rumit terutama selama kondisi Work-From-Home(WFH) seperti saat ini pasti akan terhambat.

 

Astragraphia Document Solution menawarkan konsep kerja cerdas dengan solusi “Account Payable Automation”. Kini, produk mesin fotocopy multifungsi Fuji Xerox dapat berintegrasi dan sinergi dengan portal Document Management System (DMS) atau portal yang sudah digunakan perusahaan. Selain itu, perusahaan dapat merasakan manfaat lebih dengan adanya solusi “Account Payable Automation” ini antara lain: dari sisi perangkat manajemen mesin cetak, perusahaan yang menggunakan mesin multifungsi Fuji Xerox kini sudah tersedia dengan data analisis laporan monitoring pemakaian copy, print, scan yang lengkap. Kemudian dari proses alur keja dokumen juga menjadi semakin lebih efektif, memudahkan koordinasi antar departemen serta meminimalisasi potensi risiko kehilangan data karena semua dokumen sudah tersimpan dalam satu folder terpusat. Jadi jangan khawatir, pasti alur kerja dokumen menjadi lebih efisien dan cepat produktivitas kerja pun akan meningkat.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai pengelolaan dokumen Account Payable Automation, hubungi Halo Astragraphia di nomor 1500-345 setiap Senin - Jumat, selama jam kerja (06.00 - 18.00 WIB).

Sumber:

https://www.mediusflow.com/en/accounts-payable-automation

https://www.sas.com/id_id/insights/data-management/digital-transformation.html

https://www.paper.id/blog/bisnis/langkah-procurement/