Astragraphia Edukasi Industri Perbankan Siap Hadapi VUCA dengan Pengelolaan Dokumen/Arsip yang Baik dan Benar

Jakarta, 24 November 2022 - Kondisi pandemi dan transformasi digital yang terjadi saat ini mendorong sektor bisnis di berbagai industri, untuk bertahan dan meningkatkan daya saingnya. Perubahan tersebut memicu Volatility, Uncertainity, Complexity, dan Ambiguity atau yang disebut dengan (VUCA), salah satunya yang terjadi di sektor perbankan. Perubahan ekosistem bisnis yang didorong oleh arus digitalisasi tentunya dapat membuat disrupsi ekonomi dan teknologi. Salah satunya yang berdampak adalah sektor penyedia jasa yaitu industri perbankan. Untuk itu, sangat penting bagi Industri Perbankan di Indonesia memiliki global competitiveness untuk terus beradaptasi dan bertahan pada kondisi VUCA tersebut.

Dalam rangka mendukung industri perbankan siap hadapi VUCA, Yayasan  Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK) berkolaborasi dengan PT Swadharma Sentra Solusi menyelenggarakan webinar secara virtual dengan mengusung tema “Pentingnya Peran Dokumen/Arsip yang Baik/Benar pada Industri Perbankan” pada tanggal 24 November 2022. Webinar ini bertujuan untuk pelatihan bagaimaa mengelola dokumen/arsip yang tepat di Industri Perbankan. Tentunya tidak mudah bagi industri perbankan harus menghadapi tantangan di era digital. Sejalan dengan visi misi untuk mendukung industri perbankan siap hadapi tantangan VUCA, Astragraphia ingin mempersiapkan dengan matang bagaimana secara perlahan bertransisi agar perusahaan Industri Perbankan di Indonesia siap hadapi VUCA. Untuk itu, Astragraphia diundang untuk menjadi salah satu pembicara dalam webinar tersebut untuk mengedukasi bagaimana cara pengelolaan dokumen dan arsip dalam bentuk digital secara baik dan benar.  

Sebanyak 92 orang yang berasal dari instasi atau lembaga perbankan hadir dalam acara tersebut yang dimoderatori oleh Toety Tasdik Kinanto, S.H, M.M. Acara ini turut mengundang pembicara – pembicara yang merupakan dalam bidang pengelolaan arsip dan dokumen. Hadir untuk memberikan Keynote Speech, Dr. Ary Zulfikar, S.H, M.H, selaku Direktur Eksekutif Hukum Lembaga Penjamin Simpanan (LPS) dan 3 narasumber lainnya yaitu Bapak Rudy Sunarto selaku Chief of Planning and Marketing PT Astra Graphia Tbk (mewakili King Iriawan Sutanto selaku Direktur PT Astra Graphia Tbk yang sedang melakukan perjalanan dinas),  Dra. Desi Pratiwi, MIM selaku Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, Pardiyono selaku  Deputi Direktur pada  Departemen Pengawasan Bank 1-5 Otoritas Jasa Keuangangan (OJK).

 

Pertama, Dr. Ary Zulfikar, S.H, M.H, selaku Direktur Eksekutif Hukum Lembaga Penjamin Simpanan (LPS) mengatakan bahwa kondisi VUCA tersebut telah mengubah ekspektasi publik terhadap layanan keuangan secara signifikan. Arsip memiliki peranan penting dalam industri perbankan. Oleh karenanya arsip harus dikelola dengan baik sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Dengan berkembangnya teknologi informasi, pengelolaan arsip juga dapat dilakukan secara digital. Selain itu, pengelolaan arsip dilakukan dengan memberikan perlindungan terhadap data pribadi dan informasi rahasia. Tercermin dari perubahan transaksi fisik menjadi digital yang melonjak, yang juga akan menghasilkan perubahan ekosistem dan perilaku konsumen. Kedua, Ibu Desi Pratiwi Desi Pratiwi, MIM selaku Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI, menyampaikan bahwa terdapat empat aspek yang penting kita perhatikan untuk dapat melindungi data dalam pengelolaan arsip di industri perbankan, antara lain: metode pengelolaan data atau arsip dokumen, model bisnis, regulasi, dan teknologi. Tidak hanya itu saja, Ibu Desi menjelaskan secara lengkap dan jelas kategori berbagai macam arsip dan bagaimana prosedur pengelolaannya.

 

Ketiga, hadir sebagai narasumber, Bapak Rudy Sunarto selaku Chief of Planning and Marketing PT Astra Graphia Tbk yang mengatakan bahwa Astragraphia berkomitmen untuk terus menjadi mitra pilihan pelanggan terkemuka di Indonesia dalam bidang solusi dokumen. Untuk itu, Bapak Rudy menyampaikan bahwa adanya disrupsi ekonomi dan teknologi membuat adanya VUCA, sebuah kondisi usaha atau bisnis menjadi serba tidak pasti, Industri Perbankan tidak perlu panik. Astragraphia memberikan penjelasan 5 cara bagaimana agar perusahaan siap hadapi VUCA dan membentuk alur kerja digital yang baik  terutama dari sisi document management.

Dimulai dari sinkronisasi proses digitalisasi yang harus inline dengan STRATEGY bisnis perusahaan. Berikutnya, adanya EXPERIENCE  antara pelanggan dan internal team perusahaan yang menjalani proses transformasi digital proses bisnis. Bagaimana cara agar proses transformasi digital yang dilakukan tetap dapat menjaga CULTURE perusahaan yang sudah berjalan baik saat ini, kemudian TECHNOLOGY seperti apa investasi teknologi yang akan diterapkan pada saat perusahaan melakukan transformasi digital dan yang terakhir bagaimana transformasi digital yang dijalani bisa meningkatkan efektifitas dan efisiensi PROCESS kerja yang saat ini sudah berjalan baik dan internal team memiliki SKILL dalam menjalakan proses transformasi digital.

Dalam memilih sebuah perangkat yang akan digunakan untuk proses digitalisasi dokumen, sebaiknya perangkat tersebut memiliki “key function & features” dari sebuah platform solusi pengelolaan dokumen  sebagai berikut:

a.         Document Management

b.         Record Management

c.         Archiving

d.         Capture

e.         Collaboration

f.          Productivity

Tidak hanya itu saja, perusahaan perlu memperhatikan dalam sebuah siklus alur kerja dokumen digital yang baik dan benar, terdapat 4 proses yang perlu dilalui yaitu:

• Input Data

Proses ini kaitannya dengan masukan atau sumber data / dokumen yang akan dikelola olah sebuah sistem berbasis komputer dalam rangka proses Transformasi Digital, dimana data input dapat berupa hardcopy (kertas) maupun softcopy (file komputer)

• Capture

proses mengkonversikan input data menjadi data siap dikelola olah solusi pengelolaan Content Management System dan selanjutnya digunakan untuk kepentingan bisnis.

• Store & Manage

Proses pengelolaan dokumen digital perusahaan, pada tahap ini, solusi yang digunakan harus memiliki fitur selengkap mungkin sesua dengan kebutuhan perusahan terutama dari sisi menjalankan proses kerja (workflow)

• Share

Proses ini merupakan sebuah tahapan akhir yang ada pada sebuah proses transformasi digital dimana kita harus dapat memastikan dokumen yang dimiliki, dokumen yang diolah oleh sistem dapat di distribusikan ke pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam menjalankan seluruh proses implementasi sostem pengeloaan dokumen perusahaan diatas tentunya kita perlu perencanaan yang matang dan biasanya kita mmbutuhkan partner consultant yang memiliki kemampuan dalam hal membuat blue print & SOP pengelolaan dokumen perusahaan.

Sebagai penutup, Bapak Pardiyono selaku  Deputi Direktur pada  Departemen Pengawasan Bank 1-5 Otoritas Jasa Keuangangan (OJK), menyampaikan bahwa untuk menjawab tantangan saat VUCA, maka pemilik atau pengelola perbankan perlu juga memahami VUCA kedua di masa mendatang yaitu Vision, Understanding, Clarity, Agility. OJK selaku lembaga pengawasan perbankan di Indonesia mendorong pemilik bank beradaptasi dengan perkembangan layanan atas teknologi melalui digitalisasi agar mampu mengantisipasi berbagai situasi dan kondisi. OJK juga mendorong penguatan industri perbankan melalui reformasi pengaturan yang mengacu pada principle-based dan memberi ruang yang kondusif bagi industri untuk tumbuh dan berinovasi, tutup Bapak Pardiyono.

Astragraphia berharap dengan adanya webinar hari ini dapat memberikan pencerahan kepada  perusahaan Industri Jasa Keuangan di Indonesia sekaligus sinergi dan kolaborasi dalam untuk bersama – sama mewujudukan proses alur kerja dan pengelolaan arsip/dokumen ke dalam digital dengan tepat, baik dan benar. Sehingga perusahaan Industri Jasa Keuangan di Indonesia dapat memberikan pelayanan untuk nasabah yang lebih prima.

Informasi lebih lengkap mengenai acara webinar ini dengan tema “Pentingnya Pengalihan Dokumen Arsip Perusahaan dalam Bentuk Digital pada Industri Perbankan”, dapat diakses melalui https://youtu.be/QNkXxVZGpo0