Solusi Data Capture, Memudahkan Pengelolaan Bisnis Anda

Astragraphia Document Solution - Di era digital seperti saat ini, data telah menjadi salah satu aset terpenting bagi sebuah bisnis. Data dapat membantu Anda memahami pelanggan, meningkatkan efisiensi operasi, dan membuat keputusan yang lebih baik. Namun, mengelola data bisa menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu karena proses yang cukup manual. Astragraphia Document Solution akan memperkenalkan bagaimana Solusi Data Capture berperan penting untuk sebuah perusahaan.

Apa Itu Solusi Data Capture?

Data capture Solution merupakan sebuah solusi untuk menangkap dan mengambil data yang penting dari berbagai dokumen seperti invoice, kontrak dan formulir lainnya yang ada di perusahaan. Solusi ini secara otomatis mengidentifikasi, mengambil dan memvalidasi informasi yang relevan. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi kegiatan operasional dan juga mengurangi (human-error). Data Capture Solution memberikan manfaat bagi perusahaan sehingga dapat mengoptimalkan penggunaan data yang ada untuk mendukung produktivitas dan keberhasilan tujuan jangka panjang mereka.

Manfaat Solusi Data Capture

Solusi data capture dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda, antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi: Solusi ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan efisien dengan mengotomatisasi proses pengumpulan dan pengolahan data.
2. Meningkatkan akurasi data: Solusi data capture dapat membantu Anda mengurangi kesalahan manusia dalam proses pengolahan data.
3. Meningkatkan visibilitas data: Solusi ini dapat membantu Anda mendapatkan wawasan yang lebih baik tentang bisnis Anda dengan menyediakan data yang akurat dan terkini.
4. Membuat keputusan yang lebih baik: Solusi data capture dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan terkini.

Saat suatu perusahaan berhadapan dengan calon pelanggan yang tertarik untuk membeli solusi Data Capture, langkah penting yang perlu diambil adalah memahami kebutuhan yang relevan bagi pelanggan tersebut. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengajukan serangkaian pertanyaan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan sebelum memutuskan apakah solusi Data Capture layak atau tidak. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang perlu diajukan kepada calon pelanggan:

1. Berapa banyak jumlah dokumen yang dikelola per bulan?
2. Berapa banyak staff yang terlibat dalam pengelolaan dokumen tersebut?
3. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses satu dokumen secara manual?

Dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, perusahaan dapat mengevaluasi atau mempertimbangkan apakah Data Capture Solution merupakan pilihan yang layak untuk memenuhi kebutuhan dan tujuan operasional calon pelanggan. Jika kriteria yang sesuai terpenuhi, Data Capture Solution dapat dianggap sebagai solusi yang tepat untuk membantu pelanggan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan akurasi dalam pengelolaan dokumen mereka.

 Mengenal Cara kerja dari Data Capture Solution

1. Pengambilan Data

Dokumen fisik atau digital diambil dan dimasukkan ke dalam sistem Data Capture.

2. Sortir Dokumen

Dokumen kemudian disortir untuk mengidentifikasi jenis dan sifatnya, seperti invoice, kontrak, atau formulir lainnya.

3. Analisis Data

Setelah sortir, Data Capture Solution menganalisis konten dokumen untuk mengambil informasi penting, seperti nama, tanggal, jumlah, dan lainnya. Ini dilakukan menggunakan teknologi pengenalan karakter optik (OCR) dan kecerdasan buatan.

4. Entry Data dan Validasi

Informasi yang diekstrak kemudian dimasukkan ke dalam format yang sesuai, seperti spreadsheet atau aplikasi manajemen data. Proses ini kadang-kadang melibatkan intervensi manusia untuk memvalidasi dan memperbaiki data yang dihasilkan oleh sistem.

Data Capture Solution juga memiliki keunggulan yaitu:

1. Dengan menghilangkan tugas yang repetitive, Data Capture Solution meningkatkan efisiensi dengan mempercepat proses kerja, menggantikan tugas manual dalam melihat data.

2. Data Capture Solution memberikan efisiensi yang signifikan dengan membandingkan biaya saat ini dengan biaya yang akan dikeluarkan, sehingga perusahaan dapat menghitung manfaat finansialnya.

3. Mendukung kampanye paperless, solusi ini menggantikan penanganan dokumen fisik dengan salinan digital, meminimalkan penggunaan kertas dan mempercepat akses dokumen.

4. Proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat setelah validasi pengguna, karena file telah diubah menjadi PDF yang dapat dicari, mempercepat akses dan penggunaan informasi yang diperlukan.

Manfaat Solusi Data Capture

Data Capture Solution dapat memberikan banyak manfaat bagi bisnis Anda, antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi: Solusi ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan efisien dengan mengotomatisasi proses pengumpulan dan pengolahan data.
2. Meningkatkan akurasi data: Solusi data capture dapat membantu Anda mengurangi tingkat human error dan meningkatkan akurasi informasi.
3. Meningkatkan visibilitas data: Solusi ini dapat membantu Anda dalam proses pencarian dokumen menjadi lebih cepat setelah validasi pengguna, karena file telah diubah menjadi PDF yang dapat dicari, mempercepat akses dan penggunaan informasi yang diperlukan.
4. Membuat keputusan yang lebih baik: Solusi ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data yang akurat dan terkini.