Pentingnya Print Management System untuk Kegiatan Perkantoran

Astragraphia Document Solution – Dalam sebuah alur kerka, pencetakan dokumen yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan pemborosan biaya operasional bahkan hingga masalah keamanan. Itulah sebabnya print management system wajib diimplementasikan di kantor agar aktivitas pencetakan di perusahaan Anda dapat berjalan lebih optimal.

Apa Itu Print Management System?

Sederhananya, Print Management System adalah sebuah sistem untuk mengontrol dan memantau pencetakan di suatu perusahaan. Dalam hal ini, seluruh printer atau perangkat multifungsi dalam sebuah jaringan dapat dikelola secara terpusat dalam satu komputer.

Tujuan pengaturan sistem terpusat ini adalah untuk efisiensi sumber daya secara maksimal. Sejumlah resource seperti ruang kerja, perangkat keras, perangkat lunak, hingga waktu dapat dirampingkan sehingga tidak ada sumber daya yang terbuang.

Selain itu, print management system juga dapat memudahkan karyawan untuk melakukan print dokumen dari printer manapun dalam satu jaringan selama memiliki user authentication. Otentikasi pengguna ini penting dari sisi keamanan agar dokumen tidak bisa sembarang diakses oleh orang yang tidak berkepentingan.

Manfaat Print Management System

1. Memudahkan Pemantauan

Administrator dapat memonitor kinerja semua printer dalam satu jaringan sehingga apabila satu printer mengalami eror, hal itu akan langsung terdeteksi dan bisa segera diperbaiki. Karena masalah minor bisa tertangani sebelum menjadi masalah besar, dukungan teknis yang lebih rumit pun bisa diminimalkan.

2. Meningkatkan Keamanan

Keamanan dokumen menjadi sangat penting karena sifatnya yang rahasia. Sering kali dokumen tidak boleh bocor ke orang lain, bahkan ke orang internal kantor sekalipun. Melalui printer atau perangkat multifungsi yang aman, pencetakan dokumen dapat dengan mudah dilacak sehingga keamanannya bisa terpantau dan terjamin.

3. Merampingkan Alur Kerja (Workflow)

Manajemen alur pencetakan yang baik akan mengefisienkan sumber daya, termasuk tata ruang dan waktu yang terpakai. Hal ini penting untuk menghindari praktik tidak produktif dan banyak membuang waktu seperti terjadinya antrean saat akan mengambil hasil cetak, hingga karyawan yang mampir dan mengobrol karena jarak lokasi printer yang  jauh.

4. Mencetak Dokumen dari Mana Saja

Selama masih dalam jaringan yang sama, karyawan dapat mencetak dokumen dari mana saja. Bahkan dengan teknologi berbasis cloud, perintah pencetakan dokumen bisa dikirim dari rumah ke printer di kantor secara jarak jauh. Tidak harus melalui komputer ataupun laptop, pencetakan dokumen ini juga bisa dilakukan lewat perangkat mobile seperti smartphone.

5. Hemat Kertas

Pengguna dapat membatasi akses cetak hanya untuk orang-orang tertentu dan juga dapat mengatur berapa lembar kertas yang bisa digunakan. Hal ini bisa mencegah aktivitas cetak yang tidak perlu. Selain itu, efisiensi penggunaan kertas juga dapat dilakukan dengan mengatur agar pencetakan dokumen dilakukan pada kedua sisi kertas (duplex).

Di sisi lain, printer yang digunakan tentunya harus yang berkualitas. Dengan begitu, dokumen hanya perlu dicetak sekali untuk mendapatkan hasil cetakan yang bagus. Jadi, Anda tidak perlu mencetaknya berkali-kali karena hasil cetakan yang buram atau kabur.

6. Ramah Lingkungan

Dengan menghemat penggunaan kertas, limbah yang dihasilkan pun akan lebih sedikit. Hal itu secara tidak langsung juga berdampak pada penyelamatan bumi dengan tidak mengeksploitasi pohon secara berlebihan.

Cara Optimalkan Print Management System

Print management system bisa diimplementasikan di perusahaan manapun yang menginginkan automation dalam pengelolaan printer. Pilihan software yang bisa digunakan pun kini sudah banyak tersedia.

Namun supaya lebih optimal, ada baiknya Anda berkonsultasi dengan ahlinya jika ingin menerapkan print management system di perusahaan Anda. Mereka secara profesional akan mengecek dan menilai alur kerja (workflow) pencetakan yang sudah berjalan di perusahaan, lalu memberikan sejumlah saran yang bisa diterapkan.

Dengan Managed Print Services dari Astragraphia, perusahaan Anda tidak perlu lagi repot dalam mengelola mesin cetak. Tim kami siap mendukung dan melakukan pengecekan secara rutin untuk proses optimalisasi pengelolaan mesin cetak tersebut dan membantu Anda dalam menjalankannya. Untuk mendukung print management system, solusi dokumen Astragraphia saat ini juga tengah mengembangkan perangkat lunak berbasis cloud bernama ARTIC (Accounting Report Information on Cloud).

Untuk mengetahui selengkapnya mengenai Print Management System dari Astragraphia, silakan dapat hubungi Halo Astragraphia di 1500-345 setiap Hari Senin-Jumat pukul 07.00 – 18.00 WIB.