Pengelolaan Solusi Dokumen Sistematis, Tingkatkan Efisiensi dan Keamanan Dokumen Anda

Astragraphia Document Solution - Setiap harinya Anda berhubungan dengan dokumen, baik dokumen fisik maupun dokumen berupa softcopy. Alur kerja dari suatu dokumen biasanya tidak hanya digunakan satu kali saja namun digunakan berkali-kali oleh karyawan yang berbeda, departemen hingga lintas organisasi.

Mulai dari mencari dan mengumpulkan dokumen, mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen, mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi, memproduksi dokumen (mencetak, fotocopy, scan, fax, dan lain sebagainya), menyortir dokumen, menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen, hingga menyimpan dan memelihara dokumen. Sungguh banyak bukan kegiatan atau alur kerja dari suatu dokumen ini.

Dengan beragamnya alur kerja pada suatu dokumen dan perkembangan teknologi pengolahan dokumen saat ini, membuat kita ingin menciptakan suatu ekosistem digital untuk lingkungan kerja kita. Ekosistem digital bertujuan membentuk suatu infrastruktur terpadu dan memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Tujuannya tidak lain adalah efisiensi kerja dari sisi waktu dan biaya serta tingkat keamanan yang tinggi.  

Tantangan Lingkungan Kerja Saat Ini

Ada beberapa isu yang terjadi pada lingkungan kerja kita terlebih jika berbicara mengenai pengelolaan dokumen. Ada 2 isu utama yang sering terjadi pada lingkungan kerja Anda saat ini.

1. Dokumen yang dicetak tidak di kontrol penggunaannya

Salah satunya adalah dalam memproduksi dokumen baik untuk mencetak, melakukan fotocopy, memindai (scan), Anda tidak dapat melakukan kontrol dan memberi batasan pada karyawan Anda. Bisa saja terjadi, karyawan Anda mencetak dokumen bukan untuk pekerjaan namun untuk pribadi. Hal ini membuat pengeluaran biaya pencetakan Anda membengkak tanpa dapat Anda kontrol.

2. Semua karyawan bebas menggunakan perangkat mutifungsi di kantor tanpa dibatasi

Terkadang perusahaan merasa tidak perlu adanya pembatasan penggunaan perangkat multufungsi di kantor karena khawatir merepotkan bagi karyawan dan bagi tim IT. Alhasil dengan tidak ada pembatasan ini, perusahaan tidak dapat melakukan monitoring pengeluaran biaya per departemen/divisi tertentu sehingga pada saat membuat analisa efisiensi biaya pencetakan, perusahaan dapat salah menganalisa.

3. Dokumen Confidential dapat bocor ke tangan pihak yang tidak bertanggungjawab.

Bayangkan sejenak, bahwa data adalah salah satu karyawan terbaik Anda. Kemungkinan Anda sebagai atasan tidak akan memberikan seluruh data atau informasi kepada karyawan, Anda mempunyai kekhawatiran data tersebut dibicarakan oleh karyawan Anda dan di-interpretasikan ke hal yang tidak benar. Jika karyawan terbaik Anda memutuskan pekerjaan di kantor Anda (resign), informasi akan perusahaan juga dikhawatirkan akan menyebar tidak pada tempatnya. Siapakah yang mau bertanggung-jawab atas kebocoran data ini? Mereka bukan hanya aset terpenting Anda, tetapi juga salah satu aset Anda yang paling rentan. Studi terbaru menemukan bahwa lebih dari 60% kebocoran data disebabkan oleh kesalahan manusia.

Pengelolaan Solusi Dokumen Sistematis

Mulailah lakukan efisiensi dan lindungi bisnis Anda atas resiko keamanan data dari sisi internal dan eksternal dalam pengelolaan dokumen. Kenali kebutuhan lingkungan kerja Anda untuk solusi dokumen sistematis dengan berkonsultasi gratis mengenai "Lebih Dari Sekedar Potensi Bisnis Anda" sebagai berikut: