Pendekatan untuk Pemindaian Faktur dan Pengambilan Data yang Efektif

Astragraphia Document Solution - Efisiensi dalam alur kerja bisa berhasil dicapai melalui beberapa faktor utama. Astragraphia Document Solution akan menjelaskan beberapa kuncinya yang terpenting agar pekerjaan Anda lebih efisien.

1. Pilih pemindai yang sesuai

Langkah pertama adalah memilih pemindai yang dapat menangani volume dan kualitas faktur Anda. Anda menginginkan pemindai yang dapat memindai kedua sisi kertas, mendeteksi warna dan kontras, serta menghasilkan gambar yang jelas dan terbaca. Anda juga menginginkan pemindai yang dapat memindai beberapa faktur sekaligus, mengumpannya secara otomatis, dan menghindari kertas macet dan salah pengumpanan. Bergantung pada anggaran dan kebutuhan Anda, Anda dapat memilih pemindai desktop, pemindai jaringan, atau pemindai seluler.

2. Gunakan text detection (OCR)

Optical Character Recognition (OCR) adalah teknologi yang mengubah gambar pindaian menjadi teks yang dapat diedit dan dicari. OCR yang juga dikenal sebagai text detection dapat membantu Anda mengekstrak data penting dari faktur Anda, seperti nomor faktur, tanggal, jumlah, nama vendor, dan syarat pembayaran. OCR juga dapat membantu Anda memvalidasi dan memverifikasi data Anda terhadap catatan yang ada, seperti pesanan pembelian dan kontrak. OCR dapat menghemat waktu dan tenaga Anda dengan menghilangkan proses entri data manual dan mengurangi kesalahan manusia.

3. Menerapkan Data Capture

Perangkat lunak data capture adalah perangkat lunak yang mengotomatiskan proses pengambilan, pemrosesan, dan penyimpanan data faktur. Perangkat lunak pengambilan data dapat berintegrasi dengan pemindai dan OCR Anda untuk menciptakan alur kerja yang lancar. Perangkat lunak pengambilan data juga dapat menawarkan fitur seperti klasifikasi data, ekstraksi data, validasi data, pengayaan data, ekspor data, dan pengarsipan data. Perangkat lunak pengambilan data dapat membantu Anda meningkatkan akurasi, konsistensi, dan keamanan data Anda.

4. Ikuti standar kualitas data

Standar kualitas data adalah pedoman yang memastikan data invoice Anda lengkap, benar, dan konsisten. Standar kualitas data dapat membantu Anda menghindari kesalahan, duplikasi, dan perbedaan data yang dapat menyebabkan penundaan pembayaran, perselisihan, dan penalti. Standar kualitas data dapat mencakup aturan seperti format data, panjang data, rentang data, konsistensi data, kelengkapan data, dan keunikan data. Standar kualitas data juga dapat membantu Anda mematuhi persyaratan hukum dan peraturan.

5. Pantau dan ukur kinerja Anda

Tinjau panduan alur kerja secara teratur dan sertakan saran untuk perbaikan. Pantau keefektifan panduan alur kerja dan lakukan penyesuaian seperlunya. Dokumentasikan panduan alur kerja yang diselesaikan dalam format yang mudah diakses. Pastikan bahwa dokumen diperbarui secara berkala untuk mencerminkan setiap perubahan dalam proses, peran, atau alat. Komunikasikan pembaruan kepada semua karyawan dan berikan pelatihan jika diperlukan.

6. Latih dan dukung staf Anda

Melatih dan mendukung staf Anda adalah langkah penting untuk memastikan proses pemindaian faktur dan pengambilan data Anda berjalan lancar dan efektif. Anda dapat memberi staf Anda instruksi, manual, dan tutorial yang jelas dan terkini tentang cara menggunakan pemindai, OCR, dan perangkat lunak pengambilan data. Anda juga dapat memberikan pelatihan rutin, umpan balik, dan pengakuan kepada staf Anda untuk memotivasi mereka dan meningkatkan keterampilan mereka. Melatih dan mendukung staf Anda dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas, kualitas, dan kepuasan.

Masalah efisiensi adalah salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan, tidak hanya berlaku untuk karyawan dan pelanggan mereka, tapi juga kondisi keuangan. Tidak ada bisnis yang dapat tumbuh dan maju jika tidak memiliki efisiensi. Dengan solusi Data Capture dari Astragraphia, alur kerja dokumen di perusahaan Anda akan lebih efisien dan efektif.

Untuk mengetahui lebih lanjut silakan hubungi Halo Astragraphia 07.00 – 18.00 WIB setiap Hari Senin – Jumat atau konsultasikan ke tim Business Consultant Astragraphia di lokasi terdekat Anda!

Sumber:

https://www.linkedin.com/advice/0/what-best-practices-invoice-scanning-data-capture