Managed Print Services: Solusi Efektif untuk Pengelolaan Dokumen Perusahaan

Astragraphia Document Solution - Di era digital saat ini, efisiensi dan pengelolaan dokumen yang baik menjadi semakin penting bagi perusahaan. Salah satu solusi yang semakin populer adalah Managed Print Services (MPS). MPS merupakan layanan yang dirancang untuk mengelola seluruh aspek proses pencetakan dalam sebuah organisasi, dari perangkat keras hingga alur kerja dan pemeliharaan. Astragraphia sebagai Distributor Eksklusif FUJIFILM Business Innovation di Indonesia akan mengajak Anda untuk berkenalan lebih dekat dengan MPS ini.

Apa itu Managed Print Services?

Managed Print Services adalah solusi komprehensif yang mencakup analisis kebutuhan pencetakan, pengelolaan perangkat cetak, dan optimalisasi proses kerja terkait pencetakan. Layanan ini bertujuan untuk mengurangi biaya, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi dampak lingkungan dari aktivitas pencetakan.

Manfaat Managed Print Services

• Penghematan Biaya

MPS dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan mengurangi biaya tersembunyi yang terkait dengan pencetakan, seperti pemeliharaan, bahan habis pakai, dan energi. Penggunaan perangkat yang lebih efisien dan pengurangan jumlah printer yang tidak perlu dapat menghasilkan penghematan yang signifikan.

• Peningkatan Produktivitas

Dengan MPS, perusahaan dapat memastikan bahwa semua perangkat cetak selalu berfungsi dengan baik, mengurangi waktu henti dan gangguan kerja. Alur kerja yang dioptimalkan memungkinkan karyawan untuk mencetak, memindai, dan mendistribusikan dokumen dengan lebih cepat dan efisien.

• Keamanan Dokumen

MPS menyediakan fitur keamanan yang lebih baik untuk melindungi informasi sensitif. Ini termasuk enkripsi data, akses terbatas, dan pelacakan dokumen. Keamanan yang ditingkatkan membantu mencegah kebocoran data dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

• Dampak Polusi Lingkungan Lebih Rendah

MPS membantu perusahaan mengurangi konsumsi kertas dan bahan habis pakai lainnya, yang pada gilirannya mengurangi dampak lingkungan. Pengelolaan limbah yang lebih baik dan penggunaan perangkat yang lebih hemat energi juga berkontribusi pada keberlanjutan lingkungan.

Komponen Utama Managed Print Services

Pre-asesmen dan Analisis Awal

Tahap ini melibatkan analisis mendalam tentang kebutuhan pencetakan perusahaan, termasuk jumlah dan jenis perangkat yang digunakan, volume pencetakan, dan biaya yang terkait.

Desain dan Implementasi

Berdasarkan analisis awal, tim asesmen dari Astragraphia akan merancang solusi yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini mencakup pemilihan perangkat, pengaturan alur kerja, dan integrasi dengan sistem IT yang ada.

Manajemen dan Pemantauan

Setelah implementasi, Astragraphia akan membantu Anda akan terus memantau kinerja perangkat dan proses pencetakan, menyediakan pemeliharaan dan dukungan teknis yang diperlukan.

Optimalisasi dan Peningkatan Berkelanjutan

MPS tidak berhenti pada manajemen dan pemantauan saja. Penyedia layanan akan terus mencari cara untuk mengoptimalkan dan meningkatkan proses pencetakan, memastikan efisiensi dan penghematan biaya yang berkelanjutan.

Implementasi Managed Print Services di Perusahaan

Untuk memaksimalkan manfaat MPS, perusahaan harus memilih penyedia layanan yang memiliki reputasi baik dan pengalaman yang relevan. Beberapa langkah penting dalam implementasi MPS meliputi:

1. Identifikasi Kebutuhan

Melibatkan semua pemangku kepentingan untuk memahami kebutuhan dan tantangan pencetakan yang ada.

1. Pemilihan Penyedia Layanan

Memilih penyedia layanan yang menawarkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan.

1. Pelatihan dan Dukungan

Menyediakan pelatihan bagi karyawan untuk memastikan mereka memahami dan dapat memanfaatkan solusi MPS secara efektif.

2. Evaluasi dan Penyesuaian

Secara berkala mengevaluasi kinerja MPS dan melakukan penyesuaian yang diperlukan untuk memastikan layanan tetap efektif dan efisien.

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai implementasi yang tepat dan berkelanjutan akan memastikan perusahaan mendapatkan manfaat maksimal dari layanan MPS ini, silakan hubungi Halo Astragraphia pukul 07.00 – 18.00 WIB setiap Hari Senin – Jumat atau konsultasikan dengan tim Business Consultant Astragraphia di lokasi terdekat dengan Anda.

Sumber:

Diolah dan disadur dari https://www.fujifilm.com/fbsg/en/solutions-and-services/outsourcing/managed-print-services