Cara Meningkatkan Alur Kerja Digital untuk Future of Work yang Baru

Astragraphia Document Solution – Era cara kerja digital yang baru telah tiba. Seluruh aspek kehidupan secara perlahan semakin pulih dan kondisi pandemi juga sudah mulai bersiap-siap untuk bertransisi ke tahap endemi. Perubahan tersebut memiliki dampak mendalam terhadap seluruh bisnis yang ada dan diharapkan dapat beroperasi dalam jangka panjang, termasuk dalam dunia perkantoran.

Sebagian besar perusahaan telah beradaptasi dengan gaya bekerja yang baru, yaitu kombinasi antara remote working dan juga bekerja di kantor (hybrid). Berdasarkan sebuah data dari G2’s State of Software Happiness Report 2019 – menyatakan bahwa sebesar 95% karyawan setuju atau sangat setuju bahwa dengan beralih ke teknologi perangkat lunak yang dapat membuat mereka lebih produktif bekerja dimana saja.

Dengan demikian, perusahaan harus mempelajari bagaimana mengadopsi dan memanfaatkan teknologi pengelolaan alur kerja dan dokumen digital untuk memberdayakan tenaga kerja mereka untuk bekerja secara produktif bahkan dari mana saja. Dengan banyaknya data atau dokumen yang dihasilkan setiap hari, tim manajemen lintas fungsi perlu memprioritaskan penerapan alat dan strategi manajemen dokumen baru untuk lebih mendukung karyawan yang bekerja secara tersebar.

Berikut pertimbangan utama yang harus diingat saat memilih solusi dokumen yang tepat untuk bisnis Anda:

1. Pikirkan Solusi yang Terintegrasi

Idealnya, pengadopsian alur kerja digital baru tidak  mempersulit perushaan Anda atau menghapus sistem konvensional yang sudah ada yang sudah Anda miliki. Anda hanya perlu menerapkan dan mengintegrasikan solusi dengan platform yang akan Anda gunakan.

Misalnya: DocuWorks bekerja dengan mulus saat terintegrasi dengan alat pihak ketiga seperti DocuSign, Microsoft OneDrive, Google Drive, Dropbox, dan lainnya. Aplikasi DocuWorks Anda dapat ditautkan ke mesin printer multifungsi FUJIFILM Business Innovation Anda yang memungkinkan Anda mengatur dan menyebarkan dokumen Anda secara digital dan efisien. Jadi, bahkan ketika tim Anda bekerja dalam situasi split team, pendistribusian dokumen menjadi sangat mudah.

2. Utamakan Berkomunikasi Melalui Mobile

Bekerja jarak jauh akan menjadi hal biasa, baik di kantor maupun di rumah. Ini bisa terjadi di antara departemen yang sangat fleksibel seperti tim penjualan yang harus bekerja secara permanen dari meja terasa tidak mungkin bagi mereka.

Jadi, tim manajemen harus yakin untuk memilih solusi yang portabel dan dapat diakses terutama dari smartphone atau tablet karyawan Anda. DocuWorks memiliki aplikasi di iOS dan Android yang memungkinkan tim untuk menerima, mengirim, dan mengedit dokumen – yang mereka butuhkan hanyalah koneksi jaringan yang berfungsi. Hal ini akan membuat untuk waktu penyelesaian yang lebih cepat dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

3. Minimalisasi Human Error

Pengolahan data secara manual sangatlah rumit dan memakan waktu lama tetapi juga rentan terhadap kesalahan manusia. Bekerja di lingkungan kerja yang tersebar akan membuat lebih sulit untuk mendeteksi kesalahan. Karyawan Anda akan mendapat manfaat dari solusi dokumen digital yang mendeteksi dan mengekstrak data secara akurat dan cepat.

Di DocuWorks, Anda akan dapat menandai area tertentu dari dokumen dan mengaitkannya ke bidang properti dokumen tertentu sehingga data dapat diekstraksi secara otomatis dan ditransfer dengan mulus ke database online.

Anda tidak perlu khawatir tentang data bisnis Anda yang berharga menjadi rentan terhadap hacker di sistem. DocuWorks menawarkan berbagai fungsi keamanan dokumen. Selain memungkinkan Anda untuk membuat perlindungan kata sandi, itu juga dilengkapi dengan serangkaian tugas keamanan yang kuat yang menjaga font, setting, dan tata letak dokumen Anda. Tim dapat dengan mudah menerapkan pengaturan bersama ini ke dokumen untuk mengurangi risiko kepatuhan apa pun. Untuk menciptakan sebuah ekosistem digital di lingkungan kerja Anda, tentunya membutuhkan proses yang tidak singkat dan membutuhkan koordinasi dari level puncak hingga kebawah.

Setelah mendapatkan penjelasan dari artikel diatas, Astragraphia Document Solution mengajak Anda untuk dapat mengisi link survei "Lebih Dari Sekedar Potensi Bisnis Anda" dan cari tahu alternatif solusi dokumen yang tepat bagi lingkungan kerja Anda untuk mencapai Future of Work yang jauh lebih baik.

Sumber:

https://www.fujifilm.com/fbsg/en/Insights/Article/How-to-Improve-Digital-Workflows-for-a-new-Hybrid-Workplace