Bagaimana Cara Mempercepat Siklus Penjualan dan Close Order Lebih Cepat?

Astragraphia Document Solution - Apakah Anda ingin mempercepat siklus penjualan dan close oder transaksi lebih cepat? Jika divisi Marketing & Sales Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengumpulkan, melacak, dan mengelola kutipan, kontrak, dan informasi, mereka mungkin tidak memiliki cukup waktu untuk menjalin hubungan yang erat dengan pelanggan potensial. Berikut ini Astragraphia Document Solution akan membagikan bagaimana cara mempercepat proses penjualan Anda dengan membuat pesanan penjualan, kutipan, dan faktur dengan cepat dan mendapatkan semua data yang Anda butuhkan untuk meningkatkan strategi penjualan agar penjualan lebih baik dan lebih cepat.

Apa itu Siklus Penjualan?

Setiap bisnis pastinya mengadopsi proses penjualan untuk memenuhi tujuan menghasilkan pendapatannya. Proses ini melibatkan menghasilkan prospek dan mengubahnya menjadi pelanggan yang membayar. Mari jelajahi seperti apa siklus penjualan pada umumnya berikut ini!

Siklus Penjualan

1. Cari Prospek

Langkah pertama dari siklus penjualan dimulai dengan menciptakan minat pelanggan, menarik prospek ke bisnis Anda, dan meningkatkan minat mereka melalui pengasuhan.

2. Ciptakan Peluang

Saat prospek tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang produk Anda, peluang penjualan tercipta.

3. Invoice Penjualan

Setelah penjual menyelesaikan kesepakatan, penawaran akan dikirim ke pelanggan.

4. Pesanan Penjualan

Jika pelanggan menemukan penawaran yang masuk akal, mereka akan mengirimkan pesanan pembelian. Perusahaan Anda kemudian akan mengajukan pesanan penjualan dan meneruskan detail pesanan ke tim logistik. Ini adalah saat staf gudang berperan – untuk menyelesaikan pengambilan, penyortiran, dan pengepakan.

5. Pengiriman

Barang kemudian ditransfer ke mitra logistik yang disetujui yang akan mengirimkan produk ke pelanggan Anda.

6. Faktur

Faktur kemudian akan dibuat dan dikirim ke pelanggan sehingga perusahaan Anda menerima pembayaran.

7. Akuntansi

Pembayaran akan dikirimkan ke tim akun agar mereka dapat mengkonsolidasikan laporan, menyelesaikan siklus penjualan.

Apa Yang Terjadi Dengan Siklus Penjualan Saat Ini?

Setiap perusahaan yang tidak menggunakan sistem otomatis harus mengelola proses penjualan secara manual sehingga memperlambat siklus penjualan. Berdasarkan riset data dari Forbes melaporkan bahwa 35,2%1 waktu tenaga penjual lebih banyak dihabiskan untuk penjualan aktif, sisanya dihabiskan untuk tugas administratif, persetujuan internal, dan kebijakan internal.

Proses manual seperti merekam prospek dan mengelola peluang melalui Microsoft Excel memperpanjang waktu yang diperlukan untuk menutup transaksi. Menggunakan kertas, email, atau faks untuk mengelola pesanan penjualan, pesanan pengiriman, dan pembuatan faktur memakan waktu karena kebutuhan untuk beberapa putaran amandemen dengan pelanggan. Kurangnya platform tempat kerja all-in-one meningkatkan waktu yang dibutuhkan untuk berbagi status kesepakatan dengan berbagai pemangku kepentingan di seluruh departemen.

Karyawan yang memasukkan informasi secara manual ke dalam Microsoft Excel meningkatkan kemungkinan kesalahan manusia seperti memasukkan jumlah, harga, tagihan, atau alamat pengiriman yang salah. Data tidak portabel dalam dokumen berbasis kertas sehingga data tidak dapat digunakan kembali dengan mudah. Dan seorang penjual akan diminta untuk memasukkan kembali data secara manual setiap kali dibutuhkan. Ini menantang untuk mengelola data saat Anda perlu mengambil beberapa dokumen.

Seperti yang kita ketahui, excel dan spreadsheet berbasis kertas bukanlah alat termudah untuk mengelola data dalam jumlah besar. Ini juga membutuhkan waktu lama untuk menarik data untuk laporan dan menganalisis riwayat pembelian. Selain itu, laporan penjualan membosankan untuk dibuat. Hal ini menyulitkan pemimpin penjualan untuk membuat keputusan yang cepat dan terinformasi secara real time.

Bagaimana Mempercepat Siklus Penjualan?

Untuk mempercepat siklus penjualan, Anda perlu mempercepat proses penjualan. Astragraphia Document Solution akan membantu Anda menutup transaksi lebih cepat dan menghasilkan pendapatan lebih cepat.

Berikut adalah cara terbaik untuk mempersingkat dan mengotomatiskan proses penjualan Anda.

1. Identifikasi dan Target Prospek yang Tepat

Salah satu alasan mengapa siklus penjualan panjang adalah karena wiraniaga menjual kepada orang yang salah. Untuk menutup kesenjangan, targetkan prospek Anda lebih baik dengan membuat formulir kustom yang relevan dengan proses penjualan Anda untuk menjangkau pelanggan dan memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik. Dengan cara ini, Anda dapat mengumpulkan data penting dan memfokuskan upaya Anda pada prospek yang kemungkinan besar akan melakukan konversi.

2. Sederhanakan Proses Penjualan dengan Otomatisasi

Otomatiskan tugas berulang seperti mengirim email tindak lanjut dan menjadwalkan janji temu dengan pelanggan Anda. Ini dapat membebaskan waktu Anda untuk fokus pada aspek yang lebih penting dari siklus penjualan.

3. Pererat Hubungan Tetap Hangat

Setelah Anda memenuhi syarat prospek dan memberikan uji coba atau konsultasi gratis, lanjutkan menjadwalkan pertemuan tindak lanjut dan mengirimkan informasi yang relevan untuk menjawab pertanyaan apa pun secara tepat waktu agar prospek tetap terlibat.

4. Berbagi dan Kolaborasi

Setelah prospek siap untuk membeli, tutup transaksi sesegera mungkin. Hasilkan kutipan penjualan dan pesanan penjualan secara otomatis menggunakan aplikasi bisnis kode rendah dan beri tahu semua pihak tentang penutupan kesepakatan.

5. Prospek Terukur

Ambil pendekatan berbasis data untuk proses penjualan Anda dengan mengukur berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menutup prospek dan melihat ke dalam proses Anda untuk terus mengoptimalkannya. Buat laporan dan dasbor khusus yang dapat membantu Anda menganalisis data penjualan. Anda dapat menggunakan data ini untuk mendapatkan wawasan tentang proses penjualan Anda dan lebih mengoptimalkan siklus penjualan Anda.

Proses asuransi manual: Karyawan harus menggunakan formulir kertas untuk mendaftarkan informasi pelanggan, dan proses persetujuan dilakukan secara manual. Sulit mengetahui status pelanggan, dan manajemen tidak memiliki visibilitas atas informasi pelanggan karena kurangnya alat pelaporan.

Warisan data: Data penjualan dikelola menggunakan Microsoft Excel dan dibagikan melalui Dropbox, dan diperbarui oleh karyawan setiap hari. Meskipun data dikelola dalam format digital bersama, informasi penting terhapus secara tidak sengaja saat banyak karyawan mengerjakan dokumen yang sama secara bersamaan.

Sumber:

1. https://www.forbes.com/sites/kenkrogue/2018/02/15/why-sales-reps-spend-so-little-time-selling/?sh=1c5d1ea91051

2. FUJIFILM Business Innovation Singapore