Mailroom Services

Mailroom sering merupakan area terakhir yang diperiksa perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dan menemukan penghematan biaya. Distribusi dan manajemen surat dan paket jarang mendapat perhatian serius, namun dapat mempengaruhi produktivitas secara nyata. Saat ini Mailroom mulai diperhatikan akibat banyaknya transaksi online. Memperbaiki mailroom Anda dapat meningkatkan bisnis dan keterlibatan karyawan Anda.

Tantangan

Banyak bisnis mengalami kesulitan saat menghitung dan mengendalikan biaya yang berhubungan dengan divisi layanan surat dan distibusi, termasuk pengiriman faks, pengemasan, kurir, dan layanan pos. Distribusi surat dan komunikasi lainnya seringkali menghabiskan waktu para karyawan serta mengganggu mereka saat melakukan tugas utamanya.

Praktik mailroom yang buruk juga memiliki dampak buruk pada komunikasi dengan klien dan pemasok. Bahkan dalam skenario terburuk, dapat menghilangkan produk atau surat komunikasi yang dikirimkan.

Menetapkan metode terbaik untuk mendistribusikan surat masuk, produk, dan paket—serta mengirimkan surat membutuhkan banyak waktu keahlian yang seringkali tidak dimiliki oleh perusahaan.

Solusi dari Kami

PT Astra Graphia Tbk telah berpengalaman dalam menganalisa aktivitas mailroom serta merumuskan solusinya, sehingga dapat memaksimalkan operasional dan mengurangi anggaran terkait dengan surat-menyurat dan distribusinya. Dengan menganalisa kegiatan operasional saat ini, kami dapat mengidentifikasi bagian yang bisa dihemat dan mengarahkan agar surat-surat dapat diterima dengan lancar melalui perbaikan pada sistem penanganan, penyimpanan, dan distribusi.

Dengan memanfaatkan teknologi terkini, tim kami dapat menemukan cara yang lebih cepat dan paling efisien untuk menangani surat-surat Anda, agar produktivitas keseluruhan meningkat. Kami memiliki akses untuk menggunakan peralatan khusus yang dapat menangani surat dalam jumlah besar dan mengelola distribusinya. Teknologi ini tidak hanya dapat merekap proses surat-menyurat, namun juga mengurangi kebutuhan karyawan dan menghemat biaya operasional.

Document Advisors (atau Business Analyst?) kami dapat mengkoordinasikan penyebaran dan administrasi solusi sistem surat-menyurat yang tepat untuk bisnis Anda. Kami juga dapat menyediakan ahli dengan peralatan terbaiknya untuk menghemat biaya.

Manfaat

Dengan menganalisa mailroom dan merekomendasikan metode paling tepat, PT Astra Graphia akan melakukan hal-hal sebagai berikut:

• Melakukan penghematan pada operasional sehari-hari
• Membantu Anda dengan teknologi terkini untuk mempercepat pengiriman surat internal maupun eksternal, serta meningkatkan kualitas hubungan dengan klien dan pemasok
• Mengurangi kebutuhan karyawan
• Memastikan bahwa seluruh aktivitas surat-menyurat terekap dengan baik, terutama terkait dengan dokumen penting dan paket
• Mengontrol dan membuat laporan kinerja mailroom secara rutin, sehingga aktivitas surat-menyurat berjalan tepat waktu setiap saat