Pertambahan dokumen yang terus-menerus
terjadi secara berkala di suatu perusahaan dan ditambah lagi dengan adanya variasi bentuk
dari dokumen-dokumen tersebut menim-bulkan suatu permasahalan antara lain masalah :
penyimpanan (archieving)
pencarian kembali (retrieving)
tempat penyimpanan (storing)
keamanan (security)
backup dari dokumen
Solusi yang terbaik untuk mengatasi
masalah tersebut diatas adalah solusi document imaging.
Dengan diimplementasikannya Solusi
Document Imaging untuk mengelola perdokumenan disuatu/disemua bagian, sebuah perusahaan
akan dapat lebih mudah me-maintenance dokumen-2 perusahaan secara tepat dan akurat apakah
itu strured data (field) maupun unstructured data (image dan file-2 softcopy lainnya)
Proses
Kerja dari solusi Document Imaging sebagai berikut :
Preparation
Document Conversion
Indexing
Build and Backup Database
User Searching
Keterangan
Alur Kerja Sistem :
Preparation
Pekerjaan yang dilakukan menyiapkan pada tahap ini
adalah dokumen-dokumen yang akan di konversikan dari hardcopy ke softcopy (scanning).
Scanning Process :
Pekerjaan yang dilakukan pada tahap ini adalah
mengkonversikan dokumen-dokumen yang telah disiapkan tersebut menjadi softcopy.
Indexing
Pekerjaan yang melakukan entry data kedalam field-field
yang telah kita tentukan sebagai key field untuk proses pencarian (searching).
Build and Backup Database
Pekerjaan yang dilakukan dalam tahap ini adalah
melakukan build database ke media storage yang ada digunakan, dan Data tersebut dapat di
Backup ke media penyimpanan lainnya (CDROM, DVD, MO).
User Searching
selanjutnya user dapat menggunakan database tersebut
untuk proses pencarian document atau document searching.
Hardware yang mendukung dalm solusi
ini sebagai scanner device
